تخطَّ إلى المحتوى

إدارة الوثائق · EDRMS · سحابي

نظام إدارةالوثائق (EDRMS)

نستبدل المجلدات المشتركة والملفات الورقية بمستودع واحد منضبط: كل وثيقة تُلتقط وتُصنَّف وتُعتمد ويُتتبَّع أثرها، وتُحفظ للمدة التي تحددها قواعدك بالضبط.

احجز عرضاً توضيحياً لإدارة الوثائقاطّلع على جميع خدماتنا
مسودة (9)
DOC-214

عقد مورّد · تجديد

قيد المراجعة (4)
DOC-209

سياسة الموارد البشرية 3.2

منشور (12)
DOC-198

دليل الجودة 5.0

لماذا تنفذ الجهات نظام EDRMS معنا؟

  • منذ 2007مع أكثر من 1,500 عميل نشط للخدمات السحابية في الشرق الأوسط.

  • العملية أولاًنرسم أنواع الوثائق والموافقات وقواعد الاحتفاظ قبل أي إعداد.

  • الأمان من الأساسصلاحيات حسب الأدوار، والمصادقة متعددة العوامل (MFA)، وتشفير للبيانات المخزنة (AES-256) وأثناء النقل (TLS).

  • مكاتب في دبي ومسقط (المقر الرئيسي) والدوحةوتدريب بالعربية والإنجليزية.

نظام إدارة الوثائق (DMS) يخزّن مستندات العمل ويحفظ نسخها ويبحث فيها ويوجّهها في مكان واحد منضبط؛ ويضيف نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية (EDRMS) قواعد السجلات مثل الاحتفاظ والتجميد القانوني والإتلاف الآمن. وتصمم جلف إنفوتك (Gulf Infotech)، التي تخدم الجهات في الشرق الأوسط منذ 2007، نظام EDRMS سحابياً وتنفذه ليغطي دورة حياة الوثيقة كاملة، من الالتقاط إلى الإتلاف.

DOC- مستندات الشركة

الاسمالنوعالمالكالإصدارالحالة
عقد مورّد · تجديد.pdfعقدv2.1محجوز للتعديل
سياسة الإجازات والسفر.docxسياسةv3.2قيد المراجعة
دفعة فواتير أكتوبر.xlsxماليةv1.0معتمد
تقرير تسليم الموقع.pdfتقريرv1.4معتمد
دليل الجودة.docxدليلv5.0معتمد

ما هو نظام DMS أو EDRMS، وهل تحتاج إليه؟

يستبدل نظام إدارة الوثائق المجلدات المشتركة والملفات الورقية بمستودع لكل وثيقة فيه مالك وسجل نسخ وصلاحيات وبيانات قابلة للبحث، مثل العميل أو رقم العقد أو القسم. ويذهب نظام EDRMS أبعد: يعامل بعض الوثائق سجلات، فيحفظها مدة محددة، ويمنع تعديلها أو حذفها، ويجمّدها قانونياً عند الحاجة، ويسجّل موعد إتلافها النهائي.

تحتاج إليه على الأرجح إن كان موظفوك يضيعون الوقت بحثاً عن أحدث نسخة، أو ما زالت الموافقات تنتقل على الورق أو بالبريد، أو طلب منك مدقق أو جهة رقابية أو عميل أن تثبت مدة حفظ السجلات ومن عدّلها.

كيف يبدو المستودع المركزي؟

مكان واحد لكل الوثائق، منظم بطريقة عمل مؤسستك.

01 / 06

شجرة مجلدات ووسوم

الأقسام وأنواع الوثائق والمشاريع مجلدات، مع وسوم تمتد عبرها.

02 / 06

الالتقاط من أي مصدر

السحب والإفلات، والرفع الجماعي، والوثائق المرسلة بالبريد، وربط الماسحات الضوئية للورق.

03 / 06

العربية والإنجليزية

واجهة عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، إلى جانب الإنجليزية.

04 / 06

إدارة النسخ

حجز الوثيقة للتعديل (check-out)، وإيداع نسخة جديدة (check-in)، ورؤية السجل الكامل، والرجوع إلى نسخة سابقة.

05 / 06

المعاينة والمشاركة

فتح الوثائق في المتصفح على الحاسوب أو الهاتف دون تنزيل نسخ.

06 / 06

ذكاء اصطناعي اختياري

تصنيف تلقائي وتعرّف ضوئي على النصوص (OCR)، فتصبح الصفحات الممسوحة نصاً قابلاً للبحث.

كيف تجد البيانات الوصفية والبحث الوثيقة في ثوانٍ؟

تحمل كل وثيقة بيانات منظمة، فتبحث بالطريقة التي تفكر بها: «كل عقود الموردين في مسقط التي تنتهي هذا العام».

01 / 04

حقول بيانات وصفية مخصصة

نوع الوثيقة والقسم والعميل ورقم العقد وتاريخ الانتهاء أو أي حقل تحدده، وتجعلها إلزامية حيث يلزم.

02 / 04

التصنيف

تُصنَّف الوثائق وفق خطة التصنيف لديك، يدوياً أو باقتراحات الذكاء الاصطناعي.

03 / 04

بحث في النص الكامل مع عوامل تصفية

ابحث داخل الوثائق، ومنها نصوص المسح الضوئي، ثم صفِّ حسب أي حقل أو تاريخ أو مالك.

04 / 04

عمليات بحث محفوظة ولوحات معلومات

العروض التي يستخدمها كل فريق يومياً، على بعد نقرة واحدة.

كيف يسير سير الموافقات؟

يُضبط سير العمل بالإعداد لا بالبرمجة، فلكل نوع وثيقة مساره الخاص.

خطة التطبيق

  1. التقديمالخطوة 1

    يرفع المؤلف الوثيقة، ويملأ بياناتها الوصفية، ويبدأ سير العمل.

  2. المراجعةالخطوة 2

    يعلّق المراجعون أو يطلبون تعديلات، وتصبح كل جولة نسخة جديدة.

  3. مبدأ الصانع والمدققالخطوة 3

    يتحقق شخص ثانٍ ويؤكد قبل أن يصبح أي شيء نهائياً، فلا يعتمد أحد عمله بنفسه.

  4. الاعتمادالخطوة 4

    يعتمد المسؤولون بالتتابع أو بالتوازي، حسب الدور أو المبلغ أو القسم.

  5. النشر والإشعارالخطوة 5

    تُقفل النسخة المعتمدة وتُنشر، ويُبلَّغ من يحتاج إليها.

  6. التسجيلالخطوة 6

    تُسجَّل كل خطوة وقرار وتعليق في سجل التدقيق.

ماذا يسجّل سجل التدقيق؟

الخلاصة: حين يسأل المدقق «من اعتمد هذه الوثيقة ومن اطّلع عليها بعد ذلك؟»، يكون الجواب تقريراً واحداً، لا أسبوعاً من البحث في البريد.

الحدثما يُسجَّللماذا يهم
الإنشاء أو الرفعما يُسجَّلمن، ومتى، ومن أين، وأي نسخةلماذا يهميثبت مصدر الوثيقة
العرض أو التنزيلما يُسجَّلمن فتحها ومتىلماذا يهميبيّن من اطّلع على الملفات الحساسة
التعديل أو النسخة الجديدةما يُسجَّلمن عدّلها ومتى، مع الاحتفاظ بالنسخة السابقةلماذا يهمدقة السجلات وسلامتها
الاعتماد أو الرفضما يُسجَّلمن قرر، وفي أي خطوة، مع التعليقاتلماذا يهمالمساءلة والفصل بين المهام
تغيير الصلاحياتما يُسجَّلمن منح الوصول أو سحبهلماذا يهموصول بأقل صلاحية تستطيع إثباته
الاحتفاظ أو التجميد أو الإتلافما يُسجَّلالقاعدة المطبقة وتوقيتهالماذا يهمدليل للمدققين والجهات الرقابية

كيف تُدار سياسات الاحتفاظ والتجميد القانوني والإتلاف؟

01 / 04

سياسات الاحتفاظ

لكل نوع وثيقة مدة حفظ خاصة، مثل سبع سنوات للسجلات المالية، تبدأ من تاريخ أو حدث كانتهاء العقد.

02 / 04

التجميد القانوني

جمّد الوثائق المرتبطة بنزاع أو تحقيق فلا يستطيع أحد تعديلها أو حذفها حتى يُرفع التجميد.

03 / 04

الأرشفة

تنتقل الوثائق بعد انتهاء استخدامها النشط إلى الأرشيف، وتبقى قابلة للبحث لمن يحق له الاطلاع عليها.

04 / 04

الإتلاف الآمن

في نهاية المدة تُراجع الوثائق وتُتلف، مع الاحتفاظ بسجل لما أُتلف ومتى، وهو ما يدعم طلبات محو البيانات الشخصية.

ما ضوابط الأمن التي يمنحك إياها؟

يحدد فريق الامتثال لديك المتطلبات، ونضبط النظام بما يطابقها. أما حصول مؤسستك على أي شهادة فيبقى إجراءً خاصاً بها.

القدرةضابط الأمنما يقدمه لفريق الامتثال لديك
التصنيف والبيانات الوصفيةضابط الأمنالتصنيف ووضع العلاماتما يقدمه لفريق الامتثال لديكتصنيف البيانات وتحديد الغرض
التحكم في الوصولضابط الأمنالتحكم في الوصول وإدارة الهويةما يقدمه لفريق الامتثال لديكتقييد الوصول إلى البيانات
التخزين والتشفيرضابط الأمنالتشفيرما يقدمه لفريق الامتثال لديكحماية البيانات وتشفيرها
إدارة النسخضابط الأمنحماية السجلاتما يقدمه لفريق الامتثال لديكالدقة والسلامة
سير العمل والاعتمادضابط الأمنالفصل بين المهامما يقدمه لفريق الامتثال لديكالمساءلة
سجلات التدقيق والمراقبةضابط الأمنالتسجيل والمراقبةما يقدمه لفريق الامتثال لديكالمساءلة واكتشاف الحوادث
الاحتفاظ والأرشفةضابط الأمنالمعلومات الموثقةما يقدمه لفريق الامتثال لديكالاحتفاظ بالسجلات للمدة التي تحددها
الإتلاف الآمنضابط الأمنحذف المعلوماتما يقدمه لفريق الامتثال لديكحذف السجلات حين تقرر

كيف يتصل بأنظمتك الأخرى؟

صُمم النظام على أساس واجهات البرمجة: تربطه واجهات REST وwebhooks بنظام ERP وCRM وأنظمة الموارد البشرية والبريد وأدوات التوقيع الرقمي، ويتيح تسجيل الدخول الأحادي (SAML أو OAuth) للموظفين الدخول بحساب الشركة. ويعمل في السحابة، أو في مركز بياناتك المحلي إن فضّلت، مع توافر عالٍ ونسخ احتياطي يومي تلقائي وتخزين موزع جغرافياً وتعافٍ من الكوارث. ولا يحتاج الموظفون إلا إلى متصفح، والماسحات الضوئية وواجهات البرمجة اختيارية.

كيف ننفذه؟

تتولى أنت رقمنة الورق وتأكيد البيانات الوصفية لوثائقك، ونوفر نحن أدوات الرفع الجماعي والقوالب وإعداد البيانات الوصفية والإرشاد. والمدد تقديرية، تتوقف على حجم الوثائق والأقسام وسير العمل وسرعة اتخاذ القرار.

خطة التطبيق

  1. تحليل المتطلباتالخطوة 1

    أنواع الوثائق والأقسام ومسارات الموافقة وجدول الاحتفاظ ومن يحق له الاطلاع على ماذا.

  2. إعداد النظامالخطوة 2

    المجلدات والبيانات الوصفية وسير العمل والأدوار والصلاحيات وقواعد الاحتفاظ.

  3. ترحيل البياناتالخطوة 3

    تحميل الوثائق من خوادم الملفات والمجلدات المشتركة والأرشيف الممسوح بأدوات الرفع الجماعي وقوالب البيانات الوصفية.

  4. التكامل والاختبارالخطوة 4

    تسجيل الدخول الأحادي والأنظمة التي تربطها، مع اختبارها على وثائق حقيقية.

  5. تدريب المستخدمينالخطوة 5

    جلسات للمستخدمين والمعتمدين والمسؤولين.

  6. التشغيل والدعمالخطوة 6

    قسم واحد أولاً ثم البقية، مع دعم من فريقنا.

كم تكلفة نظام إدارة الوثائق؟

نسعّر نظام EDRMS لمؤسستك بعد تحليل المتطلبات، حسب عدد المستخدمين ومساحة التخزين والوحدات التي تحتاجها. والتراخيص جزء واحد من التكلفة. أما النشر والإعداد، وترحيل الوثائق الحالية، والتدريب، والدعم، فهي مكونات مستقلة مدفوعة نحدد نطاقها ونسعّرها معك بعملتك المحلية.

إدارة الوثائق في بلدك

حلول ذات صلة

الأسئلة الشائعة

  • ما هو نظام إدارة الوثائق؟

    نظام إدارة الوثائق برنامج يخزّن مستندات العمل في مكان واحد مع سجل النسخ والصلاحيات والبحث بالبيانات الوصفية وسير الموافقات. ويضيف نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية (EDRMS) قواعد السجلات: مدد الاحتفاظ، والتجميد القانوني، ومنع التعديل أو الحذف، وسجل الإتلاف. وتصمم جلف إنفوتك نظام EDRMS سحابياً وتنفذه للجهات في الشرق الأوسط.

  • ما الفرق بين DMS وEDRMS؟

    يدير نظام DMS وثائق العمل الجارية: تخزينها وحفظ نسخها ومشاركتها واعتمادها. أما نظام EDRMS فيدير أيضاً السجلات، أي الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها دليلاً. فيطبق مدد الاحتفاظ، ويجمّد الوثائق قانونياً، ويمنع تعديل السجلات أو حذفها، ويحتفظ بدليل موعد إتلافها. وتحتاج الجهات الحكومية والشركات الخاضعة للرقابة عادة إلى مزايا EDRMS.

  • هل يتعامل مع أرشيفنا الورقي؟

    نعم. يُمسح الورق ضوئياً عبر ربط الماسحات أو يُرفع جماعياً، ويحوّل التعرّف الضوئي الاختياري الصفحات الممسوحة إلى نص قابل للبحث. تتولى أنت (أو مزود مسح تختاره) رقمنة الورق وتأكيد البيانات الوصفية، ونوفر نحن أدوات الرفع الجماعي وقوالب البيانات والإرشاد، ونحمّل الملفات في المجلدات الصحيحة بالصلاحيات الصحيحة.

  • ما مدى أمانه؟

    الوصول حسب الأدوار، حتى مستوى القسم والتسلسل الإداري، مع المصادقة متعددة العوامل. وتُشفَّر الوثائق المخزنة بمعيار AES-256 وأثناء النقل ببروتوكول TLS، وتُعزل بيانات كل عميل، ويُسجَّل كل عرض وتعديل واعتماد. ويتضمن نسخاً احتياطياً يومياً وتعافياً من الكوارث.

  • كم يستغرق الإعداد؟

    يتوقف على عدد أنواع الوثائق والأقسام ومسارات الموافقة، وعلى حجم الورق أو محتوى خوادم الملفات الذي يجب ترحيله. القسم الواحد مشروع قصير، أما جدول سجلات على مستوى الشركة مع أرشيف ممسوح كبير فيستغرق وقتاً أطول. ونتفق على المراحل بعد تحليل المتطلبات، ونبدأ عادة بقسم واحد تجربةً.

نظّم وثائقك وسجلاتك

أخبرنا بما تحفظه اليوم ومن يعتمد ماذا وكم يجب أن تحتفظ به، وسنعرض لك نظام EDRMS يعمل على أنواع وثائقك.

احجز استشارة مجانية

أخبرنا بما تعمل عليه، وسيردّ عليك أحد مستشارينا خلال يوم عمل واحد.

ما الذي تودّ مناقشته؟

نستخدم بعض ملفات تعريف الارتباط لتشغيل الموقع، وبموافقتك لمعرفة طريقة استخدامه. سياسة الخصوصية