Microsoft 365قراءة 4 دقائق
الاستعداد لـ Microsoft 365 Copilot: رتّب الصلاحيات قبل الأوامر
لا يعرض Copilot إلا ما يستطيع كل مستخدم فتحه أصلاً. هذا خبر جيد، وهو أيضاً سبب ظهور أخطاء المشاركة القديمة فجأة.
- نُشر في
مدونة جلف إنفوتكMicrosoft 365في هذه الصفحة
باختصار
قبل تفعيل Microsoft 365 Copilot (كوبايلوت)، رتّب من يستطيع رؤية ماذا. تقول Microsoft إن Copilot لا يعرض إلا المحتوى الذي يملك المستخدم صلاحية الاطلاع عليه على الأقل. هذا يحميك من الغرباء، لكنه يعني أيضاً أن موقع SharePoint أو مجلد OneDrive المشارَك مع الشركة كلها يصبح على بُعد أمر واحد من الجميع. نظّم المشاركة، وصنّف الملفات الحساسة، ثم امنح التراخيص لمجموعة تجريبية.
أهم النقاط
- لا يعرض Copilot إلا ما يستطيع المستخدم فتحه، فالموقع المشارَك مع الشركة كلها يصبح على بُعد أمر واحد من الجميع.
- اكتشف المحتوى المشارَك أكثر من اللازم بتقارير حوكمة الوصول، ثم أصلح الوصول من مصدره.
- صنّف محتوى الموارد البشرية والمالية والشؤون القانونية والإدارة أولاً.
- امنح التراخيص لمجموعة تجريبية صغيرة، وراجع ما يعرضه لها Copilot، ثم وسّع الاستخدام مع التدريب.
لماذا تزداد أهمية الصلاحيات بعد وصول Copilot؟
لا يملك Copilot صلاحيات خاصة به، بل يعمل بصلاحيات Microsoft 365 نفسها التي يملكها موظفوك. وتقول Microsoft أيضاً إنها لا تستخدم الأوامر والردود وبيانات العمل التي يقرؤها Copilot لتدريب نماذجها الأساسية.
إذن الخطر ليس أن ترى Microsoft بياناتك، بل أن يرى زملاؤك ملفات لم يكن مقصوداً أن يصلوا إليها.
قبل Copilot كان الملف المشارَك أكثر من اللازم محمياً بصعوبة الوصول إليه: كان على أحدهم أن يعرف في أي موقع يقع ويبحث عنه. يلغي Copilot هذا الجهد. اطلب منه «لخّص تغييرات الرواتب هذا العام» فيبحث في كل ما يحق للمستخدم فتحه خلال ثوانٍ. لم يتغير شيء في الصلاحيات، لكن العثور على الملفات صار سهلاً.
وينطبق الأمر نفسه على Gemini في Google Workspace، الذي يعتمد كذلك على الملفات التي يستطيع المستخدم فتحها. لذلك يستحق التنظيم أدناه الجهد أيًّا كان المساعد الذي تختاره.
أين تختبئ المشاركة الزائدة عادةً؟
الأسباب المعتادة عادات قديمة، لا سوء نية:
- مواقع وفرق مفتوحة للشركة كلها. موقع فريق أُنشئ لمشروع قبل سنوات وفُتح «للجميع» حتى لا يضطر أحد إلى طلب الوصول.
- روابط مشاركة قديمة. روابط «لأي شخص في المؤسسة» أُنشئت لرسالة واحدة ولم تنتهِ صلاحيتها.
- مواقع بلا مالك. غادر من أنشأ الموقع، فلم يعد أحد يراجع من بداخله.
- مجلدات OneDrive شخصية مشارَكة على نطاق واسع. شارك مدير مجلداً مع قسمه لمهمة واحدة، واستمر في حفظ الملفات فيه.
- ضيوف بقوا بعد انتهاء المشروع. حسابات خارجية من مشروع منتهٍ ما زالت تملك صلاحية الوصول.
- ملفات حساسة في أماكن عامة. كشوف الرواتب أو العقود أو أوراق مجلس الإدارة محفوظة في مكتبة فريق عامة.
ما أدوات Microsoft التي تساعدك على اكتشاف المشكلة وإصلاحها؟
توفّر Microsoft لمديري الأنظمة عدة أدوات لذلك، ومعظمها ضمن SharePoint Advanced Management، الذي تتيحه Microsoft بعد تعيين تراخيص Copilot في المستأجر (tenant).
| الأداة | ماذا تفعل | معلومة مفيدة |
|---|---|---|
| تقارير حوكمة الوصول إلى البيانات (Data access governance) | تكشف مواقع SharePoint وOneDrive التي قد تحتوي على محتوى مشارَك أكثر من اللازم أو حساس | ابدأ بها: تعطيك القائمة التي تعمل عليها |
| مراجعات الوصول إلى المواقع (Site access reviews) | تطلب من كل مالك موقع تأكيد من يحق له الوصول | تضع القرار بيد من يعرف المحتوى |
| Restricted Content Discovery | تُبقي مواقع محددة خارج البحث في المؤسسة كلها وخارج إجابات Copilot أثناء مراجعتها | مؤقتة، ولا تغيّر الصلاحيات: من يملك الوصول يستطيع فتح الملفات مباشرة |
| تسميات الحساسية (Microsoft Purview) | تصنّف الملفات السرية وتحميها، مع التشفير عند الحاجة | تقول Microsoft إن Copilot يلتزم بالتسميات والتشفير |
لا تغني أي من هذه الأدوات عن إصلاح الصلاحيات من مصدرها. فهي تدلك على مواضع المشكلة وتمنحك الوقت.
خطة استعداد من خمس خطوات
تحقق من التراخيص أولاً
تأكد أن لكل مستخدم مقبل لـ Copilot خطة Microsoft 365 مؤهلة. يأتي Copilot Chat مع الخطط المؤهلة ويعتمد أساساً على الويب، أما ترخيص Microsoft 365 Copilot فهو ما يتيح له العمل على بريدك وملفاتك ومحادثاتك، وهنا تبدأ أهمية الصلاحيات.
اكتشف المحتوى المشارَك أكثر من اللازم
شغّل تقارير حوكمة الوصول، وسجّل المواقع والمجلدات الأوسع وصولاً والأكثر حساسية وتلك التي بلا مالك نشط.
أصلح الوصول من مصدره
ألغِ وصول الشركة كلها إلى المواقع السرية، وأنهِ روابط المشاركة القديمة، وعيّن مالكاً لكل موقع، واحذف الضيوف الذين لم يعودوا بحاجة إلى الوصول. وللمواقع التي لا يتسع الوقت لإصلاحها، استخدم Restricted Content Discovery حلًّا مؤقتاً.
صنّف المحتوى الحساس
اتفقوا على مجموعة قصيرة من تسميات الحساسية (مثل عام، وداخلي، وسري)، وطبّقوها أولاً على محتوى الموارد البشرية والمالية والشؤون القانونية والإدارة.
ابدأ بتجربة ثم توسّع
امنح التراخيص لمجموعة صغيرة تقضي يومها في Outlook وTeams وExcel. راجع ما يعرضه لهم Copilot، وأصلح أي مفاجأة، ثم وسّع الاستخدام لفرق أخرى مع التدريب.
كم يستغرق الاستعداد؟
يعتمد ذلك على عدد المواقع والفرق لديك وعمرها، وعلى سرعة استجابة المالكين لمراجعات الوصول. المستأجر الذي يضم مواقع فرق قليلة ومنظمة يجهز بسرعة. أما المستأجر الذي تراكمت فيه مواقع المشاريع والمجلدات المشتركة لسنوات فيحتاج وقتاً أطول، غالباً لأن الناس يحتاجون وقتاً ليقرروا ما يبقى مفتوحاً. نحدد الجدول الزمني بعد المراجعة الأولى لمستأجرك.
والاستعداد ليس مهمة تنتهي مرة واحدة. فالمواقع وروابط المشاركة الجديدة تظهر كل أسبوع، لذلك استمر في مراجعات الوصول بعد تشغيل Copilot.
ما دورنا؟
فحصنا العام للاستعداد لـ Copilot مجاني. نراجع إعدادات المشاركة، والمواقع والمجلدات المشارَكة أكثر من اللازم، والتسميات والتراخيص، ونخبرك بما يجب إصلاحه قبل الإطلاق. وإذا أردت أن نتولى التنظيم أو التجربة أو التدريب على Copilot، نقدّم لذلك عرض سعر منفصلاً.
جلف إنفوتك (Gulf Infotech) شريك حلول لدى Microsoft في مجال بيئة العمل الحديثة (Solutions Partner for Modern Work). يحدد فريق الامتثال لديك البيانات التي تحتاج إلى كل نوع من الحماية، ونحن نضبط Microsoft 365 بما يطابق ذلك.
